Der LC Jena e. V. nimmt den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Zur Organisation unseres Vereinsbetriebs nutzen wir die Vereinssoftware Spond Club, bereitgestellt durch Spond AS, Myntgata 2, 0151 Oslo, Norwegen.
Diese Information dient der Erfüllung unserer gesetzlichen Informationspflichten gemäß Art. 12 ff. Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sie berücksichtigt die offiziellen Regelungen aus der Spond Datenverarbeitungsvereinbarung (Data Processing Agreement, DPA) sowie ergänzende Sicherheitsinformationen von Spond.
§ 1 Verantwortlicher im Sinne der DSGVO
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
LC Jena e. V.
Am Stadion 2, 07749 Jena
Vertreten durch den Vorstand
E-Mail:
§ 2 Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen
Die Nutzung von Spond Club dient folgenden Zwecken:
- Mitgliederverwaltung
Erfassung und Verwaltung von Mitgliedsdaten, Beitragsstatus und Gruppenzugehörigkeiten. - Organisation des Sportbetriebs
Planung und Koordination von Trainings, Veranstaltungen, Wettkämpfen und Vereinsaktivitäten. - Kommunikation
Versand von Nachrichten, Erinnerungen und Einladungen an Mitglieder, Eltern, Trainer und Vereinsführung. - Teilnahmemanagement
Dokumentation von Zu- und Absagen zu Trainings und Vereinsveranstaltungen. - Optionale Zahlungsabwicklung (zukünftig möglich)
Aktuell wickelt der LC Jena e. V. keine Zahlungen über Spond ab. Sollte dies künftig eingeführt werden, könnten auch Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindungen, Zahlungsstatus) über die Plattform verarbeitet werden. In diesem Fall würden die Mitglieder vor Aktivierung der Funktion erneut informiert.
Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung – Mitgliedschaft im Verein)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Vereins an effizienter Organisation und Kommunikation)
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, sofern zusätzliche Funktionen oder besondere Datenarten betroffen sind)
§ 3 Kategorien personenbezogener Daten
Es werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
- Stammdaten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht
- Kontaktdaten: Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
- Vereinsbezogene Daten: Mitgliedsnummer, Trainingsgruppe, Beitragsstatus
- Teilnahmeinformationen: Rückmeldungen zu Veranstaltungen und Trainingseinheiten
- Kommunikationsdaten: Nachrichten und Mitteilungen über die App oder das Portal
- Optionale Zahlungsdaten: Bankdaten oder Transaktionsinformationen (nur im Fall einer späteren Nutzung der Zahlungsabwicklung über Spond)
Quelle: Spond Club DPA, Anhang 1: Kategorien personenbezogener Daten, abrufbar unter: https://www.spond.com/de/spond-club-dpa
§ 4 Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) mit Spond
Die Nutzung von Spond Club basiert auf der standardisierten Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) von Spond, die automatisch Bestandteil der Nutzung ist. Eine gesonderte Unterschrift ist nicht erforderlich.
Wesentliche Inhalte der DPA sind:
- Verarbeitung nur auf Weisung des Vereins
Spond handelt ausschließlich nach dokumentierten Anweisungen des LC Jena e. V.
Quelle: Spond Club DPA – General Terms, https://www.spond.com/de/spond-club-dpa - Unterstützung des Verantwortlichen
Unterstützung bei Betroffenenanfragen, Dokumentationspflichten und Meldungen an Aufsichtsbehörden.
Quelle: Spond Club DPA – Cooperation and Assistance, https://www.spond.com/de/spond-club-dpa - Löschung und Rückgabe von Daten
Nach Vertragsende werden personenbezogene Daten innerhalb von drei Monaten gelöscht oder zurückgegeben.
Quelle: Spond Club DPA – Return and Deletion, https://www.spond.com/de/spond-club-dpa - Subunternehmer
Einsatz von Unterauftragnehmern ist möglich, diese unterliegen denselben Datenschutzpflichten. Eine aktuelle Liste wird von Spond veröffentlicht.
Quelle: Spond Club DPA – Sub-processors, https://www.spond.com/de/spond-club-dpa - Datenübermittlungen in Drittländer
Übermittlungen in Länder außerhalb des EWR sind nur auf Basis geeigneter Garantien wie den EU-Standardvertragsklauseln zulässig.
Quelle: Spond Club DPA – International Transfers, https://www.spond.com/de/spond-club-dpa - Technische und organisatorische Maßnahmen
Spond setzt Maßnahmen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch ein.
Quelle: Spond Club DPA – Security, https://www.spond.com/de/spond-club-dpa - Meldung von Datenschutzverletzungen
Bei Vorfällen informiert Spond den Verein unverzüglich über Art, Umfang und Folgen der Verletzung.
Quelle: Spond Club DPA – Personal Data Breach Notification, https://www.spond.com/de/spond-club-dpa
§ 5 Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Vereinsarbeit erforderlich ist oder gesetzliche Vorschriften dies verlangen.
- Während der Mitgliedschaft: Speicherung zur Verwaltung und Organisation.
- Nach Beendigung der Mitgliedschaft: Löschung oder Rückgabe der Daten innerhalb von drei Monaten nach Vertragsende mit Spond, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Quelle: Spond Club DPA – Return and Deletion, https://www.spond.com/de/spond-club-dpa
§ 6 Rechte der betroffenen Personen
Mitglieder und betroffene Personen haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:
- Auskunft über die gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Zur Wahrnehmung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an:
Leon Walter |
§ 7 Datensicherheit
Spond setzt umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) ein:
- Hosting in europäischen AWS-Rechenzentren (u. a. Dublin, Frankfurt)
- ISO-27001- und SOC-II-zertifizierte Infrastruktur
- Verschlüsselte Datenübertragung (TLS)
- Zugriffskontrollen und rollenbasierte Rechteverwaltung
- Protokollierung von Verarbeitungsaktivitäten
- Backup- und Wiederherstellungsmechanismen
Quelle: Spond Plattform Security, abrufbar unter: https://help.spond.com/app/en/articles/121259-spond-platform-security
§ 8 Optionale Zahlungsabwicklung
- Der LC Jena e. V. nutzt derzeit keine Zahlungsabwicklung über Spond.
- Sollten wir diese Funktion in Zukunft aktivieren, werden betroffene Mitglieder vorab informiert und es erfolgt eine gesonderte Ergänzung dieser Datenschutzhinweise.
- Grundlage wären dann u. a. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Zahlungsabwicklung).
§ 9 Rechtliche Hinweise
- Die Spond DPA ist standardisiert und nicht individuell verhandelbar.
- Grundlage der Verarbeitung sind die offiziellen Dokumente von Spond:
- Spond Club DPA: https://www.spond.com/de/spond-club-dpa
- Spond Hilfeartikel zur DPA: https://help.spond.com/app/de/articles/127219-spond-und-datenverarbeitungsvereinbarung-dpa
- Spond Plattform Security: https://help.spond.com/app/en/articles/121259-spond-platform-security
§ 10 Änderungen dieser Datenschutzinformationen
Diese Datenschutzerklärung wird regelmäßig überprüft und angepasst, wenn:
- sich gesetzliche Rahmenbedingungen ändern,
- die DPA von Spond aktualisiert wird oder
- zusätzliche Funktionen (z. B. Zahlungsabwicklung) aktiviert werden.
Die aktuelle Fassung ist jederzeit auf der Webseite des Vereins abrufbar.